¿Sabías que de acuerdo a la publicación del MIT (MITSloan) sólo el 50% del tiempo de una reunión de trabajo se utiliza de manera efectiva?

Solamente pensemos la cantidad de reuniones que teníamos durante la pandemia, de manera virtual y que en muchos casos, servían a las empresas de reloj checador.

Hoy es tiempo de cambiar la perspectiva y diseñar juntas realmente efectivas; no más gente dormida, haciendo otra cosa o preparando un cúmulo de quejas. ¿Por dónde podemos empezar y qué características tienen ahora las juntas? Son aquellas en las que se promueve la participación de los asistentes a la reunión, se respetan las intervenciones, se aborda un tema desde los puntos más importantes y se llegan a conclusiones a modo de próximos pasos y su duración máxima es, como mucho, una hora.

Cuando las reuniones tienen una agenda planificada y estructurada, el objetivo es claro, el tiempo se usa de manera eficiente y hay seguimiento de acuerdos, descubrimos a un equipo listo para trabajar y con una comunicación efectiva, además de que encontraremos estrategias viables para nuestra empresa o negocio.

¿Cómo podemos lograrlo? Empecemos con definir el propósito con antelación. Luego, desarrollemos una agenda clara, que incluya los temas a cubrir, una breve descripción de los objetivos de la reunión, la lista de los asistentes, donde debes seleccionar quienes son los prioritarios, los opcionales y los posibles invitados, además de los temas que cada uno abordará. Establece claramente la hora y el lugar de la reunión. Selecciona el espacio físico adecuado y con los recursos necesarios. Después, comparte cualquier información que los participantes necesiten saber.

Empieza tu reunión a tiempo y termínala también a tiempo. Es muy importante establecer normas. Aquí hablamos de tiempos de exposición, réplicas, pausas, si existirá un facilitador y si la reunión será presencial, virtual o híbrida, con todos los datos de la plataforma en su caso.

Hoy conocemos todos los avances de Zoom y sus posibilidades de hacer sub-grupos, compartir pantallas, utilizar un pizarrón, realizar encuestas y enviar mensajes de texto entre otras. Recientemente Microsoft, presentó su nueva versión de Teams donde integra sus diversos programas para incluir archivos compartidos, programación en la agenda, envío de correos, avatares, sesiones colaborativas y hasta subtítulos en las presentaciones para apoyar a las personas con deficiencias auditivas, sumadas a varias herramientas mas.

No olvides fomentar la participación y creatividad, pero logrando que la reunión sea breve. Para acabar, realiza una última ronda de preguntas y finaliza la reunión con un plan de acción.

Es muy importante hacer un seguimiento de la misma, así que puedes enviar la minuta o resumen con todos los elementos claves, archivos, calendario, responsables, etcétera.

Nunca presentes sin estar preparado, ni llegues tarde. Presta atención y no interrumpas o monopolices el uso de la palabra. Tampoco invites a gente ajena y no olvides hacer monitoreo.
Creando la oficina ideal en casa

Hay muchos tipos de juntas de trabajo, cada una tiene sus características y objetivos. Estas pueden ser informativas, de asesoramiento, de toma de decisiones, ejecutivas o de planeación, de construcción de equipos y de control de gestión. No todas las juntas son formales o internas y tampoco todas son oficiales. No olvides que también puedes desarrollar una junta de lluvia de ideas, la cual tiene su propia metodología y su intención es fomentar todas las ideas posibles, no importando si son locas, absurdas o rebeldes. En ella encontrarás sorprendentes resultados, que apoyarán la innovación de tu proyecto.

Recuerda que la planificación y la comunicación son claves ¿Estás listo para reunirte?

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@ptorresmx

Con información de Sloanreview, Atlassian, Crehana, Vinccihoteles, Microsoft.